Informativa sulla Sicurezza e Informativa e Impegni sulla Privacy

Associazione Orchidofili Centro Italia può raccogliere dati di coloro che navigano sui nostri siti web (“SitoWeb”). Sono dati personali tutte le informazioni che possono essere utilizzate per identificarti, anche indirettamente, come individuo. La protezione dei tuoi dati personali è molto importante per noi, che siamo consapevoli delle responsabilità che abbiamo nel gestire i tuoi dati personali, nel mantenerli sicuri e trattarli in conformità con la normativa applicabile.

Lo scopo di questa informativa sulla privacy (“Informativa”) è di fornire una chiara spiegazione di quando, perché e come raccogliamo e utilizziamo i dati personali. L’Informativa è stata pensata per essere il più possibile user-friendly, e abbiamo suddiviso e intitolato le diverse sezioni che la compongono in modo da facilitare la ricerca delle informazioni più importanti per te.

Per favore leggi attentamente questa Informativa. Essa fornisce informazioni importanti su come utilizziamo i dati personali e ti spiega quali sono i tuoi diritti con riferimento a tali dati.

Potremo modificare l’Informativa per tenerla aggiornata ai nuovi interventi normativi in materia di privacy o ai cambiamenti che potremo fare nel trattamento dei tuoi dati personali. In questi casi, ci assicureremo che tu sia consapevole di ciascun cambiamento significativo inviandoti un messaggio all’indirizzo e-mail da te fornitoci più recentemente o pubblicando un avviso sul SitoWeb, in modo che tu sia consapevole delle nuove modifiche. Ti esortiamo a ricontrollare regolarmente e rivedere l’Informativa, per sapere sempre quali informazioni raccogliamo, come le usiamo e con chi le condividiamo.




INDICE:

  1. Chi è il titolare del trattamento?
  2. Quali dati personali raccogliamo?
  3. Quando raccogliamo i tuoi dati personali?
  4. Per quali finalità utilizziamo i tuoi dati personali?
  5. Quali sono le basi giuridiche del trattamento?
  6. A chi comunichiamo i tuoi dati personali?
  7. Trasferiamo i tuoi dati personali fuori dall’UE?
  8. Come trattiamo i tuoi dati personali?
  9. Per quanto tempo teniamo i tuoi dati personali?
  10. Quali sono i tuoi diritti?
  11. Contatti e reclami

1. Chi è il Titolare dei tuoi dati personali?

Il Titolare del trattamento è l’Associazione “Associazione Orchidofili Centro Italia APS” (A.O.C.I) . L’associazione è contattabile all’indirizzo email:
segreteria.aoci@gmail.com.

2. Quali dati personali raccogliamo?

Tramite la presente Informativa, A.O.C.I intende informare i potenziali clienti e i visitatori del proprio sito web di come tratta i loro dati personali.

In relazione agli Utenti, noi raccogliamo i seguenti dati:

  • Informazioni identificative e di contatto richieste di volta in volta tramite i moduli presenti sulle pagine del nostro SitoWeb. Possiamo inoltre chiederti informazioni quando segnali un problema con il nostro SitoWeb.
  • Dettagli delle tue visite al nostro SitoWeb, inclusi ma non limitati a traffico dati, dati di localizzazione, weblog e altri dati di comunicazione, che siano necessari o meno per i nostri scopi di fatturazione e le risorse a cui accedi.

Le informazioni raccolte includono i dati identificativi e di contatto come nome e cognome, indirizzo, data di nascita, documento d’identità, immagine, numero di telefono e indirizzo e-mail.

Le informazioni relative alla navigazione comprendono l’indirizzo IP e i dettagli sulla tua cronologia di navigazione, il tipo di browser, la frequenza delle sessioni e le informazioni raccolte tramite i cookie. Per ulteriori dettagli sui cookie, per favore vedi la nostra informativa sui cookie separata.

I dati raccolti tramite il nostro SitoWeb possono essere relativi anche a minori.

3. Quando raccogliamo i tuoi dati personali?

Raccoglieremo le informazioni direttamente da te quando (i) ti registrerai alle pagine del nostro SitoWeb, (ii) scaricherà e si registrerà alla nostra App; sottoscriverai i nostri servizi, (iii) ti iscriverai alla newsletter, o (iv) ci contatterai per informazioni.

Non raccoglieremo consapevolmente alcun dato personale riguardo a minori con scopi commerciali senza mettere in chiaro che tali informazioni devono essere fornite solo con il consenso dei genitori, se ciò è richiesto dalle leggi in vigore. Pertanto, useremo solo i dati personali dei minori nei limiti e nel rispetto della legge e ove sia stato ottenuto il consenso dei genitori o dei tutori.

4. Per quali finalità utilizziamo i tuoi dati personali?

Noi utilizzeremo i tuoi dati personali per le seguenti finalità:

a. crearti un account e registrarti, ove richiesto alle pagine del SitoWeb;
b. fruire dei servizi e dei prodotti disponibili tramite il SitoWeb, incluso la possibilità di conttarci e prenotare webinar online;
c. ricevere assistenza e informazioni relativamente ai Servizi;

(le finalità dalla lettera a) a c) di cui sopra sono unitamente definite “Finalità Contrattuali“);

d. ottemperare ad eventuali obblighi di legge e regolamentari (di seguito definite “Finalità di Legge“);
e. difendere o far valere un diritto di A.O.C.I. in sede giudiziaria o stragiudiziaria;
f. svolgere attività funzionali a cessioni di azienda e di ramo d’azienda, acquisizioni, fusioni, scissioni o altre trasformazioni e per l’esecuzione di tali operazioni;

(le finalità di cui alla lettera e) e f) di cui sopra sono definite unitamente “Finalità di Interesse Legittimo“);

5. Quali sono le basi giuridiche del trattamento? 

Dobbiamo stabilire una base giuridica per utilizzare i tuoi dati personali, in modo da per poter essere sicuri di utilizzare i tuoi dati personali in conformità con gli scopi per cui sono stati raccolti.

Il trattamento dei dati personali per le Finalità Contrattuali e di Legge è obbligatorio perché necessario per consentirti la registrazione alle pagine del SitoWeb e la fruizione dei nostri Servizi, nonché per conformarsi con la normativa applicabile. Pertanto, qualora decidessi di non darci i tuoi dati personali per le suddette finalità, non potrai fruire dei nostri Servizi. 

I trattamenti dei dati personali per le Finalità di Legittimo Interesse e di Legittimo Interesse di Business sono funzionali al perseguimento di un legittimo interesse di A.O.C.I , adeguatamente contemperato con i tuoi interessi alla luce dei limiti imposti a tale trattamento, e non sono obbligatori. Potrai opporti ai trattamenti effettuati per tali finalità, nelle modalità indicate nella sezione 11 della presente Informativa, fatto salvo un interesse prevalente di A.O.C.I a continuare il trattamento e salvo il caso in cui il trattamento sia necessario per esercitare oppure difendere un diritto di A.O.C.I in giudizio.

Puoi revocare il consenso o opporti al trattamento dei tuoi dati personali secondo le modalità indicate nella sezione 11 dell’Informativa. 

6. A chi comunichiamo i tuoi dati personali?

Inoltre, per le Finalità di cui alla sezione 4, comunichiamo i dati con terze parti, per aiutarci a gestire le nostre attività e a fornire servizi. Queste terze parti possono di volta in volta avere accesso ai tuoi dati personali, e includono:

  • Fornitori di servizi, che ci aiutano a gestire i nostri sistemi IT e back office, e ci assistono nelle attività di Gestione delle Relazioni con i Clienti, in particolare, a titolo meramente esemplificativo Aruba, Altervista, WordPress, ecc.
  • soggetti ed autorità il cui diritto di accesso ai tuoi dati è espressamente riconosciuto dalla legge, da regolamenti o da provvedimenti emanati dalle autorità competenti,
  • Studi legali e altre ditte di servizi professionali (inclusi i nostri revisori contabili),

Un elenco completo dei responsabili esterni del trattamento dati può essere richiesto all’indirizzo e-mail in sezione 11.

7. Trasferiamo i tuoi dati personali fuori dall’UE?

I tuoi dati personali saranno trasferiti al di fuori dell’Unione Europea.

8. Come trattiamo i tuoi dati personali?

I tuoi dati personali sono trattati con mezzi elettronici e non elettronici per il tempo strettamente necessario a raggiungere gli scopi per i quali sono stati raccolti. A.O.C.I adotta le misure tecniche e organizzative appropriate per impedire perdite, l’uso illegale o scorretto dei dati o accessi non autorizzati. A.O.C.I intraprende misure idonee a mantenere la sicurezza dei dati personali raccolti, inclusa quella di limitare il numero di persone che possono avere accesso ai nostri server database e installare sistemi di sicurezza elettronici che proteggono da accessi non autorizzati.

9. Per quanto tempo teniamo i tuoi dati personali?

Noi conserveremo i tuoi dati personali per il tempo necessario a perseguire le finalità indicate nella sezione 4 dell’Informativa.

In particolare:

  • i dati raccolti per le Finalità Contrattuali sono conservati per tutta la durata del Contratto (es: esistenza del tuo account sul SitoWeb, la registrazione alla App e o fornitura dei Servizi anche a seguito di un acquisto eseguito tramite il SitoWeb), più un massimo di 10 anni dal termine del Contratto;
  • i dati raccolti per le Finalità di Legge vengono conservati per un periodo pari alla durata prescritta per ciascuna tipologia di dato dalla legge;
  • i dati raccolti per le Finalità di Interesse Legittimo di Business sono trattenuti per un periodo massimo di 10 anni dalla raccolta nel caso di trattamento finalizzato a far valere e difendere diritti di A.O.C.I in un eventuale contenzioso, mentre rispetto al trattamento finalizzato a svolgere attività funzionali a cessioni di azienda e di ramo d’azienda, acquisizioni, fusioni, scissioni o altre trasformazioni e per l’esecuzione di tali operazioni si applicheranno i termini di conservazione sopra elencati rispetto al trattamento principale che ha luogo;

Al termine del periodo di conservazione previsto per ciascuna finalità, i tuoi dati personali saranno cancellati o resi anonimi e aggregati.

10. Quali sono i tuoi diritti?

Tu possiedi un certo numero di diritti in relazione ai tuoi dati personali. In sintesi, hai il diritto di richiedere: l’accesso ai tuoi dati; la rettifica di qualunque errore nei nostri file; la cancellazione dei dati dove non più necessari; la limitazione del trattamento dei tuoi dati; l’opposizione al trattamento dei tuoi dati; la portabilità dei dati e varie informazioni in relazione a ogni decisione automatica e creazione di un profilo per le basi dei trasferimenti internazionali. Hai inoltre il diritto di proporre un reclamo all’autorità di controllo competente (ulteriori dettagli sono definiti nella Sezione 11 qui sotto).

Essi sono definite più in dettaglio come segue:

DIRITTOCOSA SIGNIFICA?
AccessoInviando un’email a  orchidofilicentroitalia@altervista.org , puoi chiederci di: Confermare se stiamo trattando i tuoi dati personali; Darti una copia di tali dati; Fornirti altre informazioni sui tuoi dati personali come i dati che abbiamo, per cosa li usiamo, a chi li comunichiamo, se li trasferiamo all’estero e come li proteggiamo, quanto a lungo li teniamo, quali diritti tu hai, come puoi fare un reclamo, da dove abbiamo preso i tuoi dati e se abbiamo preso decisioni automatiche o creazione di profili, nella misura in cui tale informazione non ti sia già stata fornita in questa Informativa.
RettificaInviando un’email a orchidofilicentroitalia@altervista.org   , puoi chiederci di rettificare dati personali non corretti. Potremmo verificare la correttezza dei dati prima di rettificarli.
Cancellazione/Diritto all’oblioInviando una mail a questo indirizzo orchidofilicentroitalia@altervista.org   , puoi chiederci di cancellare i tuoi dati personali, ma solo se: I dati non vi siano più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti; o; Hai ritirato il tuo consenso (ove il trattamento dei dati era basato sul consenso);o A seguito dell’esercizio riuscito del diritto di opposizione (vedi “Opposizione” sotto);o Sono stati trattati in modo illegittimo; È necessario attenersi a un obbligo legale al quale A.O.C.I è soggetto. Non ci è richiesto di attenerci alla tua richiesta di cancellare i tuoi dati personali se il trattamento dei tuoi dati personali è necessario: per adeguarsi a un obbligo di legge; o per la tutela, l’esercizio o la difesa di diritti in sede giudiziaria, per finalità di archiviazione nell’interesse pubblico, scientifico o per ragioni di ricerca storica o finalità statistiche. Terremo traccia delle richieste di revoca del consenso per assicurarci che tu non riceva nessuna ulteriore comunicazione.
LimitazioneInviando un’email a orchidofilicentroitalia@altervista.org , puoi chiederci di limitare (es.: tenere ma non utilizzare) il trattamento dei tuoi dati personali, ma solo dove: La loro correttezza sia contestata (vedere “Rettifica”), per permetterci di verificarne la correttezza; o  Il trattamento è illegittimo, ma tu non vuoi che siano cancellati; o Non siano più necessari per gli scopi per cui erano stati raccolti, ma ne abbiamo ancora bisogno per costruire, esercitare o difendere un diritto; o Hai esercitato il diritto di opposizione, ed è in corso la verifica sull’eventuale prevalenza dei motivi legittimi di A.O.C.I rispetto ai tuoi. Possiamo continuare a utilizzare i tuoi dati personali in seguito a una richiesta di limitazione, se: Abbiamo il tuo consenso; o Per costruire, esercitare o difendere un diritto; o Per proteggere i diritti di un’altra persona fisica o giuridica.
PortabilitàInviando un’email a orchidofilicentroitalia@altervista.org, puoi chiederci di fornirti i tuoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, oppure puoi chiedere di trasmetterli direttamente a un altro titolare del trattamento, ma in ogni caso solo quando il trattamento è basato sul tuo consenso o l’esecuzione di un contratto con te; e il trattamento è effettuato con i mezzi automatici.
OpposizioneInviando un’email a orchidofilicentroitalia@altervista.org , puoi opporti a ogni trattamento dei tuo i dati personali che abbia il nostro “Legittimi Interesse” come sua base legale (vedi Appendice 2 per ulteriori dettagli), se credi che i tuoi diritti fondamentali e le tue libertà siano prevalenti rispetto ai nostri Interessi Legittimi. Una volta che hai esercitato tale diritto, abbiamo l’opportunità di dimostrare che abbiamo degli stringenti Legittimi Interessi che prevalgono rispetto ai tuoi diritti; ciò comunque non si applica finché l’opposizione si riferisce all’uso di dati personali per ragioni di marketing diretto.

Puoi esercitare i diritti menzionati sopra attraverso le modalità esplicate nella Sezione 11 qui sotto. Osserva quanto segue se vuoi esercitare tali diritti:

  • Identità. Noi prendiamo la segretezza di tutti i registri contenenti dati personali seriamente e ci riserviamo il diritto di chiederti la prova della tua identità se tu effettui una richiesta.
  • Noi non chiederemo alcun contributo economico per consentirti l’esercizio dei diritti in relazione ai tuoi dati personali, salvo che la tua richiesta di accesso alle informazioni non sia infondata, ripetitiva o eccessiva, in tal caso addebiteremo una somma ragionevole, in base alle circostanze.
  • Periodi di tempo. Noi miriamo a rispondere a ogni richiesta valida entro un mese, salvo che non si tratti di qualcosa di particolarmente complicato o tu abbia effettuato molte richieste, nel cui caso miriamo a rispondere entro tre mesi. Ti faremo sapere se ci vorrà di più di un mese. Potremmo chiederti se puoi aiutarci dicendoci esattamente cosa vuoi ricevere o riguardo cosa sei preoccupato. Ciò ci aiuterà a riscontrare la tua richiesta più velocemente.
  • Le leggi locali, incluse quelle in Italia, forniscono esenzioni aggiuntive, in particolare al diritto di accesso, ove dei dati personali possono esserti negati in certe circostanze, per esempio ove siano soggetti a particolari privilegi legali.

11. Contatti e reclami

Il punto di contatto principale per tutti i problemi derivanti da questa Informativa, incluse richieste di esercitare diritti soggetti ai dati, è il nostro Data Protection Officer. Il Data Protection Officer può essere contattato nel seguente modo: orchidofilicentroitalia@altervista.org .

Se hai un reclamo o un problema su come utilizziamo i tuoi dati personali, per favore contattaci in primo luogo e proveremo a risolvere il problema il più presto possibile. Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo alla tua autorità nazionale di controllo per la protezione dei dati in ogni momento. In Italia, l’autorità di controllo per la protezione dei dati è il Garante per la protezione dei dati personali (http://www.garanteprivacy.it/). Noi ti chiediamo gentilmente di provare a risolvere qualunque problema con noi in primo luogo, anche se hai il diritto di contattare la tua autorità di controllo in ogni momento.

APPENDICE 1 – BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO



AttivitàTipo di informazioni raccolteLe basi su cui usiamo l’informazione
Fornire i serviziDettagli identificativi, Dettagli di contatto e Dettagli di impegnoEsecuzione di un contratto
Fornire all’Utente consulenza e supportoDettagli identificativi, Dettagli di contatto, Dettagli di impegno e Dati dispositivoEsecuzione di un contratto
MarketingDettagli identificativi, Dettagli di contattoConsenso
Profilazione LightDettagli identificativi, Dettagli di Contatto frequenza degli accessi, tipologia di acquisti effettuati  Legittimo Interesse
Attenersi agli obblighi legali e alle normativeDettagli identificativi, Dettagli di contatto e Dettagli di impegnoObblighi legali
Difendere i diritti di A.O.C.I e compiere operazioni societarieDettagli identificativi, Dettagli di contatto e Dettagli di impegno, frequenza degli accessi, tipologia di acquisti effettuatiLegittimo Interesse

APPENDICE 2 – GLOSSARIO
 

Utenti: indica i potenziali clienti e coloro che visitano il SitoWeb.
Titolare del trattamento: si intende Associazione Orchidofili Centro Italia (A.O.C.I)
Interessato: si intende il soggetto persona fisica a cui si riferiscono i dati personali trattati (i.e cliente, potenziale cliente, utente del SitoWeb)
Unione Europea: si intende l’area geografica all’interno della quale i dati possono essere liberamente trasferiti.
GDPR: si intende il Regolamento Generale sulla protezione dei dati personali n. 679 del 2016 applicabile dal 25 maggio 2018, e sostituisce la precedente Direttiva sulla Protezione dei Dati 95/46/EC.
Autorità di Controllo: l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali chiamata a vigilare sul rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali all’interno del territorio italiano.
Legittimo Interesse: base giudica del trattamento ai sensi dell’art. 6, lett. f) del GDPR.
Stati membri: si intendono quei paesi che fanno parte dell’Unione Europea.
Privacy Shield: si intende l’accordo che è stata adottata per proteggere i diritti di quegli individui i cui dati sono stati trasferiti negli USA.
Creazione di un profilo: significa analizzare i tuoi dati personali per valutare il tuo comportamento o per predire cose su di te che sono rilevanti nel contesto dell’intrattenimento, come ad esempio quanto è probabile che tu frequenti un certo evento da noi ospitato.
Speciali categorie di dati: si intendono i dati personali che rilevino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche o l’appartenenza sindacale nonché i dati genetici, biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale, orientamento sessuale di una persona.
Fornitori di servizi: indica le terze parti a cui diamo in appalto certe funzioni della nostra attività. Per esempio, abbiamo fornitori di servizi che forniscono supporto per le nostre applicazioni o sistemi IT “cloud based”, che significa che i tuoi dati personali potranno essere ospitati sui loro server o essere a loro accessibili, sempre sotto il nostro controllo e le nostre direttive. Noi pretendiamo che tutti i fornitori di servizi rispettino la segretezza e la sicurezza dei nostri dati personali.